Konferenztechnik mieten
Als Eventproduzent ist die Organisation einer Geschäftskonferenz ein herausforderndes Unterfangen. Ob es sich um eine nationale Vertriebskonferenz für ein Großunternehmen, eine Musikkonferenz mit Teilnehmern aus aller Welt oder eine Gastredner-Konferenz an einer kleinen Hochschule handelt, sie alle haben mittlerweile ähnliche Anforderungen. Egal wie groß oder klein, jede Konferenz wird höchstwahrscheinlich Inszenierung, Ton, Video und Licht benötigen – möglicherweise sogar zusätzliche Ressourcen für Dolmetscher und Diskussionsrunden.
Die technischen Produktionsbedürfnisse sind ein Element der Konferenz, das geplant werden muss, zusammen mit der Sicherung von Referenten, Marketing, der Vermittlung von Unterkünften, Verpflegung und vielem mehr. Daher werden die technischen Aufgaben oft an professionelle Full-Service-Produktionsfirmen für technische Veranstaltungen delegiert, die sich um jeden Aspekt der technischen Produktionsanforderungen kümmern: Konferenztechnik mieten, von der Konferenzausrüstung bis zum Aufbau derselben bei der Veranstaltung, der Bereitstellung von technischen Experten vor Ort, um Ton, Video und Licht zu bedienen, und der Crew, die alles wieder abbaut, wenn die Show vorbei ist.
Welche Dienstleistungen wählen?
Die Größe einer Veranstaltung bestimmt viel von dem, was man in Bezug auf die Miete von Konferenzausrüstung benötigt. Tatsache ist jedoch, dass jede Konferenz mindestens einige Elemente wie Inszenierung, Ton, Beleuchtung und höchstwahrscheinlich Video benötigt. Im Zweifelsfall helfen die Dienstleistungsunternehmen den Kunden, die Bedürfnisse ihrer Veranstaltung zu definieren, grob zu skizzieren und dann einen detaillierten Vorschlag zu entwickeln, der das gesamte Personal und die Ausrüstung für die Veranstaltungsproduktion nach sinnvollen Einzelposten aufschlüsselt. Das verfügbare Budget, die ästhetische Vision und die spezifischen Bedürfnisse bestimmen dabei die Details. Technisch ist dabei besonders auf drei Dinge zu achten.
Audio und Video
Wie bei allen Produktionsanforderungen wird der Audiobedarf durch die tatsächliche Logistik der Veranstaltung bestimmt. In der Regel erfordert eine klassische Konferenz bspw. mehrere drahtlose Mikrofone (eines für jeden Sprecher) sowie eine Art Soundsystem, um die Stimmen der Sprecher an das anwesende Publikum zu übertragen. Darüber hinaus gibt es oft die Wiedergabe von Audio- und/oder Videoelementen, wie bspw. eine Walk-on/Walk-Off-Musik oder die Notwendigkeit, eine Debatte oder Konferenz aufzunehmen. Sei es zu Archivierungszwecken oder um die Aufnahmen später auf eine Online-Plattform (wie YouTube) hochzuladen.
Eine professionelle Full-Service-Produktionsfirma für technische Veranstaltungen arbeitet während der Planungsphase eng mit den Ausrichtern zusammen, um die genauen Audio- und Videoanforderungen zu ermitteln. Sie stellen nicht nur die Ausrüstung, sondern haben auch kompetente Mitarbeiter im Haus, die beim Befördern, Einrichten, Betreiben und Abbauen aller relevanten Systeme in Aktion treten. Auch unverhofft, wenn mal etwas schiefgeht und schnelle Lösungen notwendig sind.
Was kann eine gute Beleuchtung ausmachen?
Kreative Beleuchtung ist ein Produktionsbereich, in dem Ausrichter ihre Veranstaltung buchtsäblich zum Erstrahlen bringen können. Das wichtigste Beleuchtungsziel ist es, sicherzustellen, dass Bühne und Sprecher bzw. Künstler richtig ausgeleuchtet sind. Wenn das Ereignis aufgezeichnet und/oder gar ausgestrahlt wird, ist dies umso wichtiger. Die Beleuchtung bestimmt die ästhetische Stimmung und gibt sogar den Ton an, bevor Gäste oder Künstler den Veranstaltungsort betreten. Sie ermöglicht auch, architektonische Details des Veranstaltungsortes mit dem kreativen Einsatz von LED-Uplighting hervorzuheben oder fügt der Bühne oder gar einer ganzen Halle einfach ein interessantes Element mit Mustern oder Texturen hinzu. Bspw. um das Thema einer Veranstaltung gebührend zu unterstreichen.
